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Cómo presentar un documento de reunión

La Secretaría proporciona un sistema de presentación de documentos en línea para cada reunión. Desde mayo de 2015, este es el método que se debe seguir para presentar documentos para las reuniones.

Los documentos podrán ser presentados por cualquier usuario con contraseña de acceso. El respectivo Representante Titular ante la Comisión, Miembro de la Comisión o Representante del Comité Científico, o un tercero autorizado para aprobar documentos, recibirá una notificación, según corresponda, y deberá dar su aprobación para que los documentos presentados puedan publicarse en el sitio web de la CCRVMA.

Preparación del documento para su presentación

En este enlace puede ver un vídeo que explica cómo preparar un documento para su presentación.

Ya no debe utilizarse el antiguo formulario en formato Word para la presentación de documentos (esto incluye los documentos para cualquier grupo de trabajo). La información que ingrese en los campos ‘Title’ (título), ‘Author(s)’ (autor(es)) y ‘Language’ (idioma) se utilizará para generar automáticamente una carátula.

No es necesario proporcionar una carátula por separado para el documento.

La fecha que se consigna en la carátula es la fecha en que se presentó el documento.

También se mostrarán los siguientes metadatos en el sitio web del documento: ‘Author(s)’ (autor(es)), ‘Submitted by’ (presentado por), ‘Approved by’ (aprobado por), ‘Publication details’ (detalles de la publicación) y ‘Abstract’ (resumen). Por favor, complete esos campos, según corresponda.

Título y autor: por favor, incluya estos datos en la primera página del documento a fin de facilitarnos la tarea de asignar la carátula generada al documento correcto.

Resumen: copie el resumen en este campo durante el proceso de presentación. Esto permitirá ponerlo a disposición del público en el sitio web una vez finalizada la reunión. No figurará en el archivo PDF para su descarga/impresión a menos que haya sido incluido en el propio documento presentado.

Presentación del documento

En este enlace puede ver un vídeo que explica cómo presentar un documento.

1. Abra la página de la reunión correspondiente en el sitio web de la CCRVMA. En el menú de la izquierda de la página ‘Reuniones’ hay una lista de estas.

También se puede acceder a las páginas de las últimas o próximas reuniones desde el pie de todas las páginas del sitio web de la CCRVMA.

2. En la página de la reunión, haga clic en el enlace ‘Submit Now’ (presentar ahora) junto a la fecha de ‘Submissions Due’ (fecha límite de presentación) para el documento correspondiente. Esta opción definirá de manera automática el tipo de documento (ya sea documento de grupo de trabajo, documento de trabajo o documento de referencia).

3. Ingrese el título del documento, el o los autores y los datos bibliográficos (si su publicación ya fue aceptada en otro sitio) en los campos correspondientes respetando los formatos requeridos según se detalla debajo de cada campo.

El formato preferido de consignación de autores para los documentos de la Comisión o del Comité Científico es ‘Delegación de…’; mientras que para documentos de grupos de trabajo se prefiere la inicial del nombre de pila seguida del apellido, p. ej., J. Smith.

Nota: ya no debe utilizarse el antiguo formulario en formato Word para la presentación de documentos (esto incluye los documentos para cualquier grupo de trabajo).

4. El tipo de documento se selecciona automáticamente según la reunión para la cual es presentado. En caso de que el tipo de documento sea incorrecto, vuelva a la página de la reunión y asegúrese de haber hecho clic en el enlace ‘Submit Now’ (presentar ahora) correspondiente al tipo de documento deseado.

5. En el menú desplegable, seleccione el punto de la agenda al que corresponde el documento en cuestión. Si el documento corresponde a más de un punto de la agenda, haga clic en el botón ‘Add another item’ (agregar otro punto) y nuevamente seleccione el punto del menú desplegable. En este paso, también puede presentar su documento para otra reunión.

Si presenta este documento para más de una reunión, el primer punto de la agenda que escoja determinará por defecto cuál es la reunión ’principal’. Por ejemplo, si presenta un documento de referencia (BG) para el Comité Científico que también será sometido a consideración en la reunión de la Comisión, asegúrese de elegir primero el punto de la agenda correspondiente del Comité Científico, aunque los puntos de la agenda de la Comisión aparezcan primero en la lista. Ese orden determinará el número de documento que le asigne la Secretaría.

6. Copie y pegue su resumen en el campo ‘Abstract’ (resumen) y asegúrese de utilizar únicamente texto sin formato (para evitar problemas de formato en html). Eso puede hacerse copiando el texto desde Word en el Bloc de notas y desde allí volver a pegarlo en el campo ‘Abstract’.

 

7. Busque los archivos de su documento y súbalos utilizando los campos ‘PDF File’ (archivo PDF) y ‘Microsoft Word File’ (archivo de Microsoft Word). Se pueden presentar los dos tipos de archivos (PDF y Word). Los requisitos mínimos son:

  • Documentos de grupos de trabajo: preséntelos en un archivo PDF desbloqueado. Es opcional incluir una versión en formato Word, pero se recomienda esto último para facilitar su archivado.
  • Documentos de referencia: preséntelos en un archivo PDF desbloqueado. Es opcional incluir una versión en formato Word, pero se recomienda esto último para facilitar su archivado.
  • Documentos de trabajo: presentarlos en un archivo PDF desbloqueado y también en un documento de Word (para facilitar su traducción).
  • Modificaciones de cualquier documento: presentarlas en un archivo PDF desbloqueado y también en un documento de Word con control de cambios (véase #9 para instrucciones más detalladas).

Nota: los campos solo admitirán archivos del formato especificado.

8. Si desea que su documento sea evaluado para su publicación en CCAMLR Science, seleccione el casillero correspondiente que se encuentra hacia el final de la página.

9. Si necesita modificar un documento (de grupo de trabajo, de referencia y de trabajo), deberá presentarlo como un documento nuevo en formato Word y PDF (ambos con control de cambios). Se ruega utilizar el campo ‘Additional Information for the Secretariat’ (información adicional para la Secretaría) a fin de informar a la Secretaría de la existencia de nuevas versiones de los documentos. Asimismo, indique el número asignado al documento por la Secretaría, p. ej., ‘Nueva versión de WG-EMM-16/07’.

Por favor, utilice las siguientes opciones de control de cambios: subrayado azul para las inserciones y tachado rojo para las eliminaciones.

En este enlace puede ver un vídeo que explica cómo modificar un documento.

10. En algunas ocasiones, es posible que se le haya asignado un número al documento antes de su presentación. En caso de ser así, ingrese el número en el campo ‘Additional Information for the Secretariat’ (información adicional para la Secretaría).

11. Haga clic en el botón ‘Save’ (guardar). Si falta algún dato requerido, se le solicitará que lo ingrese. Después deberá guardar de nuevo.

Si la presentación culmina con éxito, el nombre del documento aparecerá en la página de la reunión, en la pestaña ‘Meeting Documents’ (documentos de la reunión), con el siguiente mensaje:

Su Representante ante el Comité Científico o ante la Comisión, o el tercero autorizado para aprobar documentos, recibirá por correo electrónico notificación automática de la presentación del documento.

El correo electrónico incluirá un enlace al documento presentado y a un sistema que permitirá aprobar o borrar el documento.

La Secretaría procesará el documento y lo pondrá a la disposición de las otras delegaciones una vez que haya sido aprobado. En este enlace puede ver un vídeo que explica cómo acceder a documentos y descargarlos.

Nota: los integrantes de su misma delegación podrán ver el documento antes de su procesamiento. Los integrantes de otras delegaciones no podrán verlo hasta que la Secretaría lo haya procesado.

Ante cualquier consulta sobre la presentación de documentos de las reuniones, sírvase comunicarse con la Secretaría.

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