Cada reunión tiene su propia página para la presentación de documentos. A continuación, se describe el método a seguir para presentar documentos de reunión, vigente a fecha de mayo de 2015.

Los documentos podrán ser presentados por cualquier usuario autenticado. Se enviará una notificación a la persona de contacto para asuntos de la Comisión correspondiente (por lo general, el Jefe de Delegación), al Representante ante el Comité Científico o a la persona responsable de la autorización de documentos de la Parte pertinente, según corresponda, quien deberá dar su aprobación para que el documento presentado pueda publicarse en el sitio web de la CCRVMA.

Preparación de un documento para su presentación

El anterior formulario de presentación de documentos en formato MS Word (que servía para todos los grupos de trabajo) ha dejado de estar en uso. El sistema genera automáticamente una carátula a partir de la información introducida en los campos ‘Título’, ‘Autor(es)’ e ‘Idioma’.

Por lo tanto, ya no es necesario añadir una carátula a su documento.

El documento se fechará de acuerdo a la fecha de presentación.

La página web del documento mostrará campos adicionales: ‘Autor(es)’, ‘Presentado por’, ‘Aprobado por’, ‘Estado de publicación’, ‘Resumen’. Sírvase rellenar esos campos cuando corresponda.

Título y autor: La primera página del documento debe incluir el título y el autor. Esto facilita la tarea de generar la carátula correspondiente.

Resumen: Copiar el resumen en este campo lo pondrá a disposición del público una vez concluida la reunión, mostrándolo en la página web del documento. Asimismo, si no se incluye un resumen en el propio documento presentado, no aparecerá en el archivo PDF que los usuarios descarguen o impriman.

Procedimento de presentación de un documento

1. En el sitio web de la CCRVMA, abra la página web de la reunión pertinente. El menú en la parte izquierda de la página de las reuniones contiene una lista de estas.

También se puede acceder a las páginas de las reuniones recientes y próximas a través del pie de página del sitio web de la CCRVMA.

2. En la página de la reunión, haga clic en el botón de ‘Presentación’, a la derecha de la fecha estipulada como ‘Plazo de presentación’ del tipo de documento pertinente. Esto designará automáticamente el tipo de documento de que se trata (documento de grupo de trabajo, documento de trabajo o documento de referencia).

3. Introduzca el título del documento, el autor(es) y el estado de publicación (si ha sido aceptado para su publicación en otro sitio) en los campos correspondientes, prestando atención a los formatos necesarios y a las indicaciones dadas debajo de cada campo.

El formato de autor preferido para los documentos de la Comisión y del Comité Científico es “Delegación de...”; para los documentos de grupos de trabajo, es la inicial del autor y su apellido (v. g., J. Smith)

Nota: El anterior formulario de presentación de documentos en formato MS Word (que servía para todos los grupos de trabajo) ha dejado de estar en uso.

4. El tipo de documento se selecciona automáticamente en función de la reunión a la que se presenta. Si considera que el tipo de documento asignado a su documento es incorrecto, regrese a la página web de la reunión y asegúrese de que hace clic en el botón de ‘Presentación’ que corresponde al tipo de documento que desea presentar.

5. Seleccione el punto de la agenda al que presenta el documento. La agenda se muestra en forma de menú desplegable. Si el documento se presenta a más de un punto de la agenda, clique en el botón de ‘Añadir otro elemento’ y, de nuevo, seleccione el punto deseado del menú desplegable. En esta página se puede también presentar el documento a otra reunión.

Si se presenta el documento a más de una página, el primer punto de la agenda que se elige determina cuál es la reunión ‘principal’ a la que va destinado. Por ejemplo, si se presenta un documento de referencia del Comité Científico que también se va a presentar a la Comisión, se debe asegurar de elegir primero el punto de la agenda del Comité Científico, aunque los puntos de la agenda de la Comisión aparezcan primero en la lista. Ese orden determinará el número de documento que la Secretaría asignará al documento.

6. Copie y pegue el resumen del documento en el campo del ‘Resumen’, asegurándose de utilizar un formato de solo texto (para evitar problemas con el formato html). Copiar el texto de un documento MS Word y pegarlo en Notepad y después copiar y pegar este último en el campo del ‘Resumen’ es una buena manera de hacerlo.

 

7. Busque los archivos que desea presentar y súbalos al sitio web en los campos ‘Archivo PDF’ y ‘Archivo(s) de trabajo’. Se pueden presentar archivos de los formatos PDF, MS Word y MS Excel. Los requisitos mínimos son los siguientes:

• Documentos de los grupos de trabajo: se deben presentar como archivos PDF desbloqueados. Los archivos MS Word son opcionales, pero se recomienda presentarlos a efectos de facilitar las tareas de archivado.
• Documentos de referencia: se deben presentar como archivos PDF desbloqueados. Los archivos MS Word son opcionales, pero se recomienda presentarlos a efectos de facilitar las tareas de archivado.
• Documentos de trabajo: se deben presentar como archivos PDF desbloqueados y también como archivos MS Word (para facilitar su traducción)
• Versiones nuevas de cualquier documento: se deben presentar como archivos PDF y también como archivos MS Word, mostrando los cambios en ambos formatos mediante la función de control de cambios (para instrucciones al respecto, véase el foro de apoyo técnico para la presentación de modificaciones en documentos).

Nota: Los campos solo aceptarán archivos de los formatos especificados.

8. Si desea que su documento sea considerado para su publicación en CCAMLR Science, marque la casilla correspondiente hacia el final de la página.

9. Se puede dar el caso de que se haya asignado un número a un documento antes de su presentación. Si sucede esto, introduzca ese número en el campo ‘Información adicional para la Secretaría’.

10. Se le pedirá que declare el nombre de la delegación responsable de autorizar la entrega del documento presentado en el caso de que este sea solicitado por un usuario externo. Ese campo está asignado por defecto a la Parte para la que trabaja usted, pero la puede cambiar si lo desea. Si está presentando un documento de trabajo o de referencia a las reuniones de la Comisión o del Comité Científico, también puede marcar la casilla de entrega automática cuando el documento sea solicitado por un usuario.

11. Haga clic en el botón de ‘Guardar’. Si no se ha introducido alguna información obligatoria, verá un mensaje que le indicará que la introduzca y deberá entonces hacer clic de nuevo en ‘Guardar’.

Si el procedimiento de presentación del documento concluye satisfactoriamente, el documento se añadirá automáticamente a la lista de la pestaña de ‘Documentos de la reunión’ de la página de la reunión y, además, se mostrará el siguiente mensaje:

El jefe de su delegación, su Representante ante el Comité Científico o la persona designada responsable de la autorización de documentos recibirá un correo electrónico generado automáticamente que le informará de la presentación del documento.

El correo electrónico incluye un enlace al documento presentado y un mecanismo para aprobar su presentación o borrarlo.

La Secretaría procesará el documento y permitirá el acceso de otras delegaciones al mismo después de que haya sido aprobado.

Si usted también es la persona responsable de la autorización de documentos de su Parte, podrá guardar el documento bajo la categoría ‘Aprobado por la Parte y pendiente de la aprobación de la Secretaría’. Esto iniciará el procedimiento de evaluación y aprobación del documento por la Secretaría.

Nota: Las personas de su delegación podrán acceder al borrador del documento. Las personas de otras delegaciones no podrán acceder al mismo hasta que no haya sido procesado por la Secretaría.

Si tiene que modificar un documento presentado, deberá seguir las instrucciones pertinentes.

Si tiene cualquier pregunta sobre el procedimiento de presentación de documentos, se puede poner en contacto con la Secretaría.