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Acceso y contribuciones de texto para el informe

Duración – 3:08

Para acceder a textos para el informe haga clic en la pestaña de textos para el informe de la reunión en la que participa. Desde allí se puede acceder al texto seleccionando la última versión.

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Cada versión del texto para el informe dispone de la opción de vista previa y permite el acceso al historial de las versiones. Se pueden ver también los comentarios y las contribuciones de los participantes.

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Esta pantalla muestra informaciones tales que el estado del texto, el punto de la agenda al que se refiere y quién es el relator. Se puede también descargar el texto del informe, por si desea sugerir algún cambio por medio de un comentario al que se adjunte una nueva versión del texto para el relator.

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También se puede acceder al texto seleccionando un punto de la agenda. Aparecerá una tabla con las versiones anteriores, su estado y el enlace de descarga.

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Se pueden buscar las recientes aportaciones (texto para el informe, archivos adjuntados, etc) seleccionando la función ‘Find Meeting Content' (buscar contenido de la reunión).

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Se puede restringir la búsqueda mediante la opción de Contributed Files (archivos añadidos) o Report Text (texto para el informe). Seleccione el contenido deseado y haga clic en Apply (aplicar). Aparecerá una lista de resultados, de acuerdo con los criterios seleccionados, que se podrán clasificar por columnas como Agenda items (puntos de la agenda) o Status (estado).

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Se puede también buscar comentarios concretos que hayan sido presentados a puntos específicos del informe haciendo clic en la pestaña Comments (comentarios).

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Se puede hacer una búsqueda filtrando por nombre del autor, título del texto y comentarios realizados dentro de un determinado intervalo de fechas.

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Una vez cargados los resultados se puede ver el comentario, en modalidad de vista previa, en la parte derecha de la pantalla. Si se desea ver el comentario con más detalle hay que seleccionar la version del texto a la que se aplique.

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Durante el curso de la reunión es posible enviar comentarios relacionados con el texto del informe. Los comentarios se hacen sobre una versión concreta del texto y no sobre la totalidad del punto de la agenda, por tanto solo será posible hacer comentarios cuando el relator haya publicado el texto del informe. Cualquier delegado podrá hacer comentarios en la casilla de comentarios ubicada al final de la pantalla de texto del informe. Se puede escribir o pegar el comentario, y también adjuntar documentos.

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Los comentarios relativos a la última versión del texto aparecen organizados jerárquicamente debajo de la vista previa del documento. Se puede también ver los comentarios realizados a las versiones anteriores del texto haciendo clic en la pestaña Comment History (historial de comentarios).

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Los relatores recibirán una notificación por correo electrónico cada vez que se publique un nuevo comentario. Son ellos quienes decidirán la incorporación de comentarios o si se debe crear una nueva versión del texto. Una vez el estado del texto haya cambiado de pendiente de aprobación (Pending Approval) a aprobado (Approved), se mandarán las alertas al coordinador y al personal auxiliar de la reunion.

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