Los relatores son responsables de preparar y subir al sitio web el texto del informe correspondiente al punto de la agenda que tienen asignado. Los relatores y los Presidentes/coordinadores son los únicos a quienes se ha concedido el permiso de acceso para llevar a cabo esta labor. La agenda de la página de la reunión muestra los nombres de los relatores asignados a cada punto.

Las instrucciones para hacer comentarios al texto o subir Materiales están en las respectivas páginas de apoyo técnico.

Para añadir Texto del informe, debe ir a la página web de la reunión correspondiente, clicar primero en la pestaña de ‘Texto del informe’ y después en la versión ya existente del texto (no clique en ‘Añadir nuevo texto del informe’, a menos que esté presentando un documento completamente nuevo, como un anexo o tablas).

Se han preparado plantillas del informe sin texto (denominadas ‘Versión 0’) en formato MS Word, y se han subido al sitio web para que las utilicen en la redacción de su texto. Descargue esa plantilla MS Word y guárdela con un nombre de archivo nuevo (p. ej. sc-40 item 3 v1).

Cuando tenga lista una nueva versión del texto para subir al servidor, haga clic en el botón ‘Añadir una nueva versión de este texto’ para iniciar el procedimiento de presentación de ese documento.

Adjunte el borrador del texto en formato MS Word.

Asigne un número de versión según corresponda. Por ejemplo, si se trata del primer borrador del texto se indicará como versión 1.

El relator puede fijar un plazo para indicar hasta cuándo acepta comentarios para su incorporación en el texto. Queda bajo criterio del relator fijar este plazo, que será orientativo, y que no implicará el bloqueo de la capacidad general de hacer comentarios al texto después de ese plazo.

Cuando se fije un plazo de revisión, la página web del texto del informe mostrará una cuenta atrás hasta que cumpla ese plazo.

Guarde el texto del informe que presenta, asignándole el estado pertinente: ‘En curso’ si el texto se está discutiendo todavía; o ‘Pendiente de aprobación’ cuando esté listo para su aprobación por el Presidente/coordinador. Haga clic en ‘Guardar’ para guardar la nueva versión.

Nota: Si ya hay textos para un punto de la agenda se indicará con una alerta en la parte superior de la pantalla.

El sistema lo llevará a la versión más reciente, donde podrá elegir ‘Crear una nueva versión de este texto’. Deberá emplear esta opción para enviar nuevas versiones del texto para el informe, a menos que la nueva contribución al punto de la agenda sea, por ejemplo, una tabla o una figura.