La siguiente guía tiene por finalidad orientar a los responsables de procesar las solicitudes de documentos de cada delegación.

Los documentos presentados a las reuniones de la CCRVMA son únicamente visibles a los usuarios autenticados que tengan una cuenta activa en la CCRVMA. Sin embargo, cualquier persona puede ver la lista de documentos presentados en cada reunión al finalizar la reunión de la CCRVMA de ese año y puede leer los respectivos resúmenes (si estos han sido presentados). Si alguien que no tenga una cuenta activa desea leer el texto de un documento, deberá presentar una solicitud de acceso a ese documento.

Con el fin de evitar el correo basura, se mandará un enlace al solicitante para que confirme su correo electrónico. Si no se recibe confirmación del enlace enviado, la solicitud quedará sin efecto.

Una vez que el solicitante haya confirmado su correo electrónico, se enviará su solicitud al responsable del procesamiento de solicitudes de documentos de la delegación pertinente, que es quien autorizará la entrega. Si hay varios autores, la solicitud se enviará al responsable de la delegación que se haya identificado como responsable de las autorizaciones de entrega de ese documento en concreto.

El correo de solicitud deberá hacer constar el nombre del solicitante, su correo electrónico, su afiliación profesional y los motivos por los que solicita el documento. El responsable de la autorización tiene dos opciones para procesar esta solicitud:

• un primer enlace, que le permite ver todas las solicitudes presentadas a su delegación que están pendientes de aprobación, lo que puede ser útil si se reciben muchas de una sola vez (véase al respecto, más adelante, la sección en que se explica la aprobación/denegación en bloque)
• un segundo enlace, que le llevará a la solicitud recibida y donde puede elegir aprobar o denegar el acceso a ese documento en cuestión.

Hacer clic en el título del documento le permitirá acceder al documento solicitado. El responsable deberá, entonces, ‘Aprobar la entrega’ o ‘Denegar la entrega’ y podrá enviar información adicional al solicitante mediante un comentario escrito. Tras esto, hacer clic en ‘Enviar’ completará el procedimiento de autorización.

Si la solicitud es aprobada, el solicitante recibirá un correo electrónico con un enlace seguro para la descarga del PDF del documento. El enlace de descarga será válido por siete días.

El responsable de la autorización tendrá cuatro semanas para tomar una decisión sobre una solicitud antes de que deje de aparecer en la lista de ‘Solicitudes pendientes de aprobación’ del sitio web de la CCRVMA. Sin embargo, en todo momento podrá acceder a cualquier solicitud pasada clicando en el correo electrónico original.

Si el responsable de la autorización no ha respondido a una solicitud en los siete días posteriores a su presentación, el solicitante recibirá una notificación por correo electrónico que le informará que la solicitud ha caducado.

Aprobación/denegación en bloque

Al clicar en el primer enlace del correo electrónico de la solicitud, que permite acceder a todas las solicitudes presentadas a su delegación, entrará en la página siguiente:

La página mostrará la lista de todas las solicitudes pendientes y el responsable puede marcar la casilla de cada solicitud que desee autorizar (también puede marcar o anular la selección de todas las casillas en bloque). Una vez haya marcado todas las solicitudes elegidas, vuelva a la parte superior de la pantalla y elija en el menú desplegable si desea aprobarlas o denegarlas. Haga clic en ‘Aplicar’ para hacer efectiva su decisión sobre las solicitudes seleccionadas.

Si el responsable tiene algún problema con las solicitudes de documentos, puede ponerse en contacto con la Secretaría.