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Guide de l'administrateur de groupe : Gérer l'accès aux circulaires (CIRC)

Introduction

Les circulaires de la CCAMLR (CIRC) permettent de diffuser des informations aux membres de la Commission et du Comité scientifique. Les Membres peuvent gérer leurs propres listes de contacts et les notifications.

Les administrateurs de groupes contrôlent l'accès au site web des utilisateurs de leurs groupes. Ils gèrent entre autres les listes de diffusion des circulaires de la Commission et du Comité scientifique (CIRC).

Grâce au mode de diffusion des CIRC de la CCAMLR, les administrateurs de groupes peuvent facilement voir et modifier qui, dans leurs groupes, a accès aux CIRC, et le statut de leur inscription, par ex., s'ils reçoivent (« Abonné ») ou non (« Désabonné ») les notifications par e-mail.

Format

Les CIRC sont envoyées par e-mail (aux utilisateurs abonnés aux notifications par e-mail) sous un format particulier. Le corps du message de la CIRC correspond au corps de l'e-mail et, dans le cas d'une pièce jointe, un lien en bas de l'e-mail permet d'y accéder dans un fichier PDF contenant l'ensemble de la circulaire.

Gérer votre liste de contacts

Pour gérer votre ou vos listes de contacts, vous devez être connecté au site web de la CCAMLR (www.ccamlr.org). Dans la barre d'outils, passez le curseur sur « Gérer les comptes d'utilisateurs » (Manage User Accounts). Dans le menu déroulant, cliquez sur « Gérer la liste de contacts » (Manage Contact List).

screenshot-manage-contact-list-1.jpg

 

La page « Gestion des listes de contacts » (Contact List Management) s'affiche. Sélectionnez les listes qui vous intéressent.

 

Les administrateurs de groupes gèrent les listes de contacts de leurs propres groupes. Le menu déroulant des groupes affiche le nom du groupe géré, comme indiqué ci-dessous :

 

screenshot-manage-contact-list-3.jpg

La liste de contacts de chaque groupe contient les destinataires des circulaires. Les administrateurs de groupes sont en mesure d'ajouter ou de supprimer des abonnés aux CIRC de la liste à tout moment.

À noter : Les utilisateurs dont les comptes sont désactivés n'apparaissent pas sur les listes de diffusion, n'ont pas accès aux CIRC et ne reçoivent pas les CIRC par e-mail.

Ajouter un utilisateur

Pour ajouter un utilisateur, sélectionnez son nom dans le menu déroulant « Ajouter un utilisateur à la liste » (Add User to List), puis cliquez sur  « Ajouter un utilisateur » (Add User). Si une personne n’apparaît pas dans le menu déroulant, cela veut dire qu'elle ne fait pas encore partie des utilisateurs du site Web de la CCAMLR ou que son compte est désactivé. Avant de pouvoir être ajoutée à une liste de contacts, soit elle devra être ajoutée au site, soit son compte devra être réactivé.

Supprimer un utilisateur

Pour supprimer une personne d'une liste, cochez la case à côté de son nom et cliquez « Supprimer la sélection » (Remove Selected).

 

screenshot-manage-contact-list-4.jpg

Notification par e-mail

Si le statut de la « Notification par e-mail » (Email Subscription Status) d'un utilisateur d'une liste de diffusion est « Abonné » (Subscribed), celui-ci reçoit également les circulaires de ce type par e-mail. Si un utilisateur est inscrit sur une liste de diffusion mais que son statut de « Notification par e-mail » (Email Subscription Status) est « Désabonné » (Unsubscribed) il ne reçoit pas d'e-mail lors de la diffusion d'une nouvelle circulaire, mais il peut accéder à cette circulaire par le site Web.

Pour abonner ou désabonner un utilisateur, cochez la case à côté de son nom et cliquez « Abonner » (Subscribe Selected) ou « Désabonner » (Unsubscribe Selected). Le statut d'inscription apparaît à côté de son nom dans la colonne « Notification par e-mail » (Email Subscription Status).

 

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Les utilisateurs peuvent également gérer le statut de leur propre inscription à partir de « Mon compte » (My Account).

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