Une fonction de soumission en ligne des documents est fournie pour chaque réunion. Depuis mai 2015, les documents de réunion doivent être soumis par cette méthode.

Tout utilisateur authentifié peut soumettre des documents. Une notification sera adressée, selon le cas, au contact principal pour la Commission (représentant auprès de la Commission) et au représentant auprès du Comité scientifique ou à toute autre personne chargée d'approuver les documents. Celui-ci devra approuver la soumission avant la publication sur le site web de la CCAMLR.

Comment préparer le document à soumettre

L'ancien formulaire de soumission de document en Word (pour tous les groupes de travail) ne doit plus être utilisé. Une page de couverture est générée automatiquement avec les informations que vous aurez entrées dans les champs suivants : « Titre », « Auteur(s) » et « Langue ».

Vous n'avez pas besoin de fournir une page de couverture séparée pour votre document.

La date affichée sur la page de couverture est celle à laquelle vous soumettez le document.

D'autres métadonnées figureront sur la page web du document : « Auteur(s) », « Présenté par », « Approuvé par », « Détails de publication », « Résumé ». Veuillez remplir ces champs s'ils sont pertinents.

Titre et Auteur : Veuillez inclure ces informations sur la première page de votre document. Nous pourrons ainsi retrouver le document correspondant à la page de couverture générée automatiquement.

Résumé : Si vous copiez le résumé dans ce champ lors de la soumission, il deviendra accessible au public sur la page web du document une fois la réunion terminée. Il n'apparaîtra dans le fichier en PDF permettant le téléchargement/l'impression que s'il est inclus dans le document soumis.

Soumission du document

1. Ouvrir la page de la réunion voulue sur le site web de la CCAMLR. La liste des réunions apparaît dans le menu à gauche sur la page des réunions.

Il est également possible d'accéder aux réunions récentes et à venir depuis le bas de chaque page du site de la CCAMLR.

2. Sur la page de la réunion, cliquez sur le lien « Soumettre » à côté de la date « Date limite de soumission » pour le document en question. Le type du document sera alors déterminé automatiquement (document de groupe de travail, document de travail, document de support).

3. Saisissez le titre du document, le ou les auteurs, des précisions sur sa publication (s'il a été accepté pour publication ailleurs) dans les champs correspondants, en prêtant attention aux formats requis, précisés sous chaque champ.

Le format privilégié pour la mention de l'auteur des documents de la Commission et du Comité scientifique est « Délégation … [française, p.ex.] », alors que pour les documents des groupes de travail, il convient de donner l'initiale puis le nom (J. Smith, p. ex.) de l'auteur.

À noter : L'ancien formulaire de soumission de document en Word (pour tous les groupes de travail) ne doit plus être utilisé.

4. Le type de document est sélectionné automatiquement en fonction de la réunion à laquelle vous le soumettez. Si le type du document vous semble incorrect, retournez à la page web de la réunion et veillez à cliquer sur le lien « Soumettre » correspondant au type de votre document.

5. Sélectionnez le point d'ordre du jour auquel se rapporte le document dans le menu déroulant. Si le document porte sur plusieurs points d'ordre du jour, cliquez sur « Ajouter un autre élément » et sélectionnez de nouveau le point voulu dans le menu déroulant. À ce stade, vous pouvez également soumettre votre document à une autre réunion.

Si vous soumettez ce document à plus d'une réunion, il sera considéré que la réunion « principale » sera celle dont le point d'ordre du jour est mentionné en premier. Par exemple, si vous soumettez un document de support (background paper ou BG) au Comité scientifique, et que ce document est également présenté à la réunion de la Commission, veillez à bien indiquer en premier le point d'ordre du jour du Comité scientifique, même si les points d'ordre du jour de la Commission apparaissent en premier sur la liste. Cet ordre va déterminer le numéro du document que le secrétariat assigne à votre document.

6. Copiez et collez votre résumé dans le champ Résumé au format de texte brut pour éviter les problèmes de format en html. À cette fin, copiez le texte de Word en Notepad puis dans le champ Résumé.

 

7. Recherchez vos fichiers de documents et téléchargez-les en cliquant sur les boutons « Fichier PDF » et « Fichier(s) de travail ». Les fichiers soumis peuvent être au format PDF, Word ou Excel. Exigences minimales :

• Documents des groupes de travail – soumis en tant que fichiers PDF non verrouillés ; bien que les documents en Word ne soient pas exigés, leur présentation est recommandée pour les archives
• Documents de support – soumis en tant que fichiers PDF non verrouillés ; bien que les documents en Word ne soient pas exigés, leur présentation est recommandée pour les archives
• Documents de travail – soumis en tant que fichiers PDF non verrouillés et en tant que documents en Word (pour la traduction)
• Révision de documents – version révisée soumise en tant que fichier PDF non verrouillé et en tant que document en Word avec suivi des modifications (pour davantage d'instructions voir la rubrique de support Révision de documents).

À noter : chaque champ ne peut accepter que les fichiers du type spécifié.

8. Si votre document est également soumis pour publication dans CCAMLR Science, cochez la case correspondante en bas de la page.

9. Dans certains cas, un numéro peut avoir été attribué à votre document avant sa soumission. Dans ce cas, entrez ce numéro sous « Complément d'information pour le secrétariat ».

10. Il vous sera demandé de choisir la délégation chargée d'approuver la communication du document si un utilisateur externe en fait la demande . Par défaut, c'est le groupe auquel appartient l'utilisateur soumettant le document qui est sélectionné. Vous pouvez sélectionner un autre champ si nécessaire. Si vous soumettez un document de travail ou un document de support pour la Commission ou la réunion du Comité scientifique, vous pouvez également cocher la case qui stipule que vous consentez à la diffusion du document en cas de demande.

11. Cliquez sur « Sauvegarder ». S'il manque des informations, il vous sera demandé de les saisir et de sauvegarder de nouveau.

Si le document a été soumis correctement, il sera visible sur la page de la réunion sous l'onglet « Documents de réunions » et vous verrez s'afficher le message suivant :

Un avis de soumission de document sera automatiquement relayé par e-mail à votre représentant auprès de la Commission ou du Comité scientifique, ou à tout autre personne chargée d'approuver les documents.

L'e-mail contient un lien vers le document soumis et vers une fonction permettant d’approuver ou de supprimer ce document.

Ce n'est qu'une fois le document approuvé que le secrétariat le traite et le rend visible pour les autres délégations.

Si vous êtes chargé d'approuver des documents et que vous en soumettez un vous-même, vous pouvez l'enregistrer directement comme « Approuvé par le groupe, en attente de révision par le secrétariat ». Il sera ensuite traité par le secrétariat.

À noter : Alors que les membres de votre délégation seront en mesure de voir votre projet de document, les membres des autres délégations ne le pourront pas tant que le secrétariat ne l'aura pas traité.

Si vous devez réviser un document, veuillez suivre les instructions suivantes.

Pour toute autre question sur la soumission des documents de réunion, merci de contacter le secrétariat.