Durée : 3:04

Le secrétariat a développé un système de partage et de contribution au texte des rapports de réunions. Afin de veiller à ce que le secrétariat ait accès à ce texte, il est demandé aux délégués d'utiliser ce système.

Il est rappelé que ce système ne remplace pas les échanges en face à face durant les réunions. Il est souvent utile de parler avec les rapporteurs et les présidents/responsables pour clarifier les problèmes ou discuter de sujets de fond qu'ils souhaitent inclure dans le rapport d'une réunion.

Serveur des réunions : https://meetings.ccamlr.org

Le présent document décrit l'utilisation du serveur des réunions.

Le système tient compte des diverses étapes associées à la rédaction du texte d'un rapport.

1ère ÉTAPE

Le rapporteur télécharge la Version 0.1 de son texte et la met à disposition de l'ensemble des participants qui peuvent la réviser pendant une période déterminée.

2e ÉTAPE

Le président/responsable révise et approuve la Version 1 du texte.

3e ÉTAPE

Le secrétariat procède au traitement du texte approuvé et l'affiche comme étant prêt à être adopté.

4e ÉTAPE

Seuls des commentaires de fond peuvent être insérés en attendant l'avis du président/responsable

Comment accéder au système ?

Le serveur des réunions est accessible via : https://meetings.ccamlr.org. Sélectionnez la réunion qui vous intéresse dans la liste des « récentes et prochaines réunions ».

L’accès est limité aux participants enregistrés pour la durée d'une réunion donnée. Il est synchronisé pour toutes les plates-formes de la CCAMLR, c'est-à-dire que le mot de passe utilisé pour le serveur des réunions est le même que celui donnant accès aux parties protégées du site web de la CCAMLR.

Termes utilisés

Les termes suivants, utilisés dans l'ensemble du serveur des réunions, sont dans ce contexte définis comme suit :

Commentaires – Il s'agit des commentaires formulés par les délégués, saisis sur le serveur des réunions et concernant des versions particulières du texte. Les rapporteurs reçoivent par e-mail une alerte à chaque commentaire.

Contributions spéciales – Il s'agit de fichiers fournis par les délégués pour le rapport de la réunion (déclarations, figures et tableaux).

Rapporteur – La personne chargée de prendre des notes pendant une session d'une réunion. Le rapporteur rédige un projet de texte qui reflète les discussions et qui sera inclus dans le rapport d'une réunion. Avant de soumettre leur texte au secrétariat, les rapporteurs communiquent avec les délégués et le président/responsable. Chaque session se voit généralement attribuer un rapporteur principal qui est assisté d'un ou de plusieurs adjoints.

Réviseur – Une personne désignée par le rapporteur (par accord préalable) pour réviser le texte du rapporteur avant qu'il soit soumis au président/responsable.

Version – Texte relatif à un point d'ordre du jour particulier susceptible de passer par plusieurs itérations avant d’être soumis au secrétariat qui l’inclura dans le rapport. Les rapporteurs assignent un numéro à chaque version.