Pour accéder au texte de rapport, cliquez sur l'onglet Texte de rapport relatif à votre réunion. De là, vous pouvez visionner le texte en sélectionnant la dernière version.

Cet écran affiche des informations telles que le statut du texte, le point d'ordre du jour et le nom du rapporteur. Il est également possible de télécharger le texte de rapport, au cas où vous souhaiteriez suggérer des modifications en créant un commentaire et en annexant votre nouvelle version à l'intention du rapporteur (voir la section Commentaires plus bas). .

Un aperçu du texte de rapport est disponible (cliquez sur la flèche noire pour le développer).

Vous pouvez également voir les versions précédentes du texte de rapport en faisant défiler la page jusqu'en bas et en cliquant sur le lien vers la version PDF. Les commentaires émis sur cette version du texte peuvent également être vus ici.

Vous pouvez en outre créer votre propre lot de textes de rapport (qui sont différents des lots créés par le secrétariat pour l'adoption de rapports ou l'ébauche de mesures de conservation, et qui sont accessibles dans l'onglet « Lots »).

Sous l'onglet Rapport de texte se trouve une liste des points de l'ordre du jour et les textes de rapport leur correspondant. Cochez la case qui se trouve à côté du point de l'ordre du jour que vous souhaitez inclure dans votre lot de textes de rapport puis cliquez sur « Télécharger la sélection ».

Un fichier PDF sera alors créé, et les rapports de texte qui y sont inclus seront indiqués sur la première page .

Commentaires

Tout au long de la réunion, vous pouvez poster des commentaires sur le texte de rapport. Les commentaires ne s'appliquent qu'à une seule version du texte, non pas au point d'ordre du jour dans son ensemble ; il n'est donc possible d'ajouter des commentaires qu'une fois le texte de rapport soumis par le rapporteur. Tout participant peut poster des commentaires en utilisant le cadre réservé aux commentaires en bas de l'écran lorsqu'il visualise un texte de rapport. Vous pouvez taper votre texte directement, copier/coller ou encore joindre un document.

Vous pouvez laisser des commentaires en cliquant sur le bouton « Ajouter un commentaire » lorsque vous consultez l'onglet « Texte de rapport » ou lorsque vous consultez qu'une seule version du texte du rapport.

La boîte de commentaires se trouve sous l'aperçu du document. Cliquez sur « Enregistrer » pour soumettre votre commentaire.

Les commentaires se rapportant à la dernière version du texte sont affichés par ordre hiérarchique en dessous de l'aperçu du document.

Vous pouvez également voir les commentaires sur les versions antérieures du texte en cliquant sur le numéro de la version en bas de la page.

Les rapporteurs sont alertés automatiquement par e-mail dès qu'un nouveau commentaire est posté. C'est au rapporteur de décider ou non d'incorporer les commentaires et de créer une nouvelle version du texte. Une fois le statut du rapport changé pour « En attente d'approbation » ou « Approuvé », le responsable ou le président et le personnel de soutien reçoivent une notification.

Vous pouvez souscrire pour recevoir une notification par e-mail lorsqu'un nouveau commentaire est posté en suivant les instructions suivantes.

Rechercher du contenu

Utilisez la fonction « Rechercher du contenu » (texte de rapport, commentaires, etc.) pour compulser les derniers ajouts.

Il est possible de limiter votre recherche aux textes de rapport, au matériel annexe ou aux commentaires seulement (par défaut, les trois options sont sélectionnées). Sélectionnez alors le type de contenu souhaité et cliquez sur « Rechercher ». Vous pouvez également affiner votre recherche en saisissant un point de l'ordre du jour, un auteur, un mot-clé ou une délégation.

Une liste de résultats s'affiche, et vous avez la possibilité de l'organiser par « Date de création » ou « Délégation ». Vous pouvez ensuite choisir de voir la liste dans l'ordre ascendant ou descendant.

Une fois les résultats téléchargés, une prévisualisation du commentaire s'affiche sur la droite de l'écran (le cas échéant). Pour voir le texte de rapport, le matériel annexe ou le commentaire qui vous avez recherché, cliquez sur le lien fourni.