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Pour accéder au texte de rapport, cliquez sur l'onglet « Report Text » (texte de rapport) relatif à votre réunion. De là, vous pouvez choisir de visionner le texte en sélectionnant la dernière version.

Pour chaque version de texte de rapport, une prévisualisation sera affichée et vous aurez accès à l'historique des versions. Vous pourrez également visionner les commentaires et contributions postés par les participants.

Cet écran affiche des informations telles que le statut du texte, le point d'ordre du jour et le nom du rapporteur. Il est également possible de télécharger le texte du rapport, au cas où vous souhaiteriez suggérer des modifications en créant un commentaire et en annexant votre nouvelle version à l'intention du rapporteur.

Un autre moyen d'accéder au texte est de cliquer sur le point d'ordre du jour. Un tableau s'affichera, présentant les versions précédentes, le statut du texte et un lien de téléchargement.

Utilisez la fonction « Find Meeting Content » (trouver du contenu de réunion : texte de rapport, contributions spéciales, etc.) pour compulser les derniers ajouts.

Il est possible de limiter votre recherche à « Contributed Files » (contributions spéciales) ou « Report Text » (texte de rapport). Sélectionnez le type de contenu souhaité et cliquez sur « Apply » (appliquer). Une liste des résultats correspondant à vos critères de recherche sera affichée. Vous pouvez alors les trier en fonction des colonnes, telles que « Agenda Item » (point d'ordre du jour) ou « Status » (statut).

Vous pouvez également rechercher des commentaires spécifiques soumis sur le texte de rapport en cliquant sur l'onglet « Comments » (commentaires).

Les recherches peuvent être filtrées en fonction du nom de l'auteur, du titre du texte ou des commentaires postés pour un intervalle de dates spécifique.

Une fois les résultats téléchargés, une prévisualisation du commentaire s'affiche sur la droite de l'écran. Pour voir le commentaire en détail, cliquez sur la version de texte de rapport à laquelle il fait référence.

Tout au long de la réunion, vous pourrez poster des commentaires sur le texte de rapport. Les commentaires ne s'appliquent qu'à une seule version du texte, non pas au point d'ordre du jour dans son ensemble ; il n'est donc possible d'ajouter des commentaires qu'une fois le texte de rapport soumis par le rapporteur. Tout délégué peut poster des commentaires en utilisant le cadre réservé aux commentaires en-dessous de l'écran « Report Text » (texte de rapport). Vous pouvez taper votre texte directement ou utiliser la fonction copier/coller ou encore joindre un document.

Les commentaires se rapportant à la dernière version du texte sont affichés par ordre hiérarchique en dessous de la prévisualisation du document. Vous pouvez également voir les commentaires sur les versions antérieures du texte en cliquant sur l'onglet « Comment History » (historique des commentaires).

Les rapporteurs sont alertés automatiquement par e-mail dès qu'un nouveau commentaire est posté. C'est au rapporteur de décider ou non d'incorporer les commentaires et de créer une nouvelle version du texte. Une fois le statut du rapport changé pour « Pending Approval » (en attente d'approbation) ou « Approved » (approuvé), le responsable et le personnel de soutien de la réunion recevront une alerte.