Les rapporteurs sont chargés de rédiger et de télécharger vers le site web le texte du rapport se rapportant aux points d'ordre du jour qui leur sont attribués. Les rapporteurs et les responsables/présidents sont les seuls à être autorisés à le faire. Vous pouvez voir le nom des rapporteurs en consultant l'ordre du jour de la réunion.

Les instructions pour faire des commentaires sur le texte ou soumettre du matériel annexe figurent sous la rubrique d'aide en ligne dédiée.

Pour ajouter du texte de rapport, rendez-vous sur la page de la réunion concernée, cliquez sur l'onglet « Texte de rapport » puis sur la version du texte de rapport existante (ne cliquez pas sur « Ajouter du nouveau texte de rapport » à moins que vous ne soumettiez un document entièrement nouveau, par exemple une annexe ou un tableau).

Une version vierge du modèle de texte (dénommée également « Version 0 ») a été téléchargée. Vous pouvez l'utiliser pour préparer votre texte. Il suffit de télécharger le document Word fourni et de sauvegarder le fichier sous un nouveau nom (p. ex. sc-40 point 3 v1).

Une fois que votre nouvelle version du texte est prête à être téléchargée, cliquez sur le bouton Créer une nouvelle version de ce texte de rapport pour lancer le processus de soumission du document.

Joignez votre texte provisoire au format Word.

Assignez le numéro de version qui convient. Par exemple, ce sera « Version 1 » s'il s'agit de la première version.

Il vous est également possible de limiter la période de révision de telle sorte que le rapporteur ait suffisamment de temps pour incorporer les commentaires. C'est vous qui fixez le délai qui vous convient. Ce délai n'est pas définitif et il sera encore possible de faire des commentaires après la date limite.

Si vous définissez un délai de révision, un compte à rebours se lancera sur la page du texte de rapport.

Sauvegardez votre texte de rapport en lui assignant le statut approprié : « En cours » si le texte de rapport est toujours soumis à discussion ou « En attente d'approbation » s'il est prêt pour validation auprès du responsable/président. Cliquez sur le bouton « Sauvegarder » pour soumettre votre nouvelle version.

À noter : Si du texte existe déjà pour un point de l'ordre du jour, une notification apparaît en haut de l'écran.

Vous serez redirigé vers la version la plus récente, et vous pourrez choisir de Créer une nouvelle version de ce texte de rapport à la place. C'est cette option que vous devez utiliser pour soumettre les nouvelles versions de votre texte, sauf si vous souhaitez contribuer au point d'ordre du jour, par des tableaux ou des figures, par exemple.