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Création de texte de rapport (rapporteurs uniquement)

Les rapporteurs sont chargés de rédiger et de télécharger vers le serveur le texte du rapport se rapportant aux points d'ordre du jour qui leur sont attribués. Les rapporteurs et les responsables sont les seuls à être autorisés à le faire. Vous pouvez voir le nom des rapporteurs en consultant l'ordre du jour de la réunion.

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Les instructions pour faire des commentaires sur le texte ou soumettre une contribution spéciale figurent sous la rubrique pertinente d'aide en ligne.

Pour placer du texte de rapport, naviguez jusqu'à la réunion qui vous intéresse, sélectionnez l'onglet « Report Text » (texte de rapport) et cliquez sur le point d'ordre du jour souhaité.

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Une version vierge du modèle de texte (dénommée également « Version 0 ») a été téléchargée. Vous pouvez l'utiliser pour préparer votre texte. Il suffit de télécharger le document Word fourni et de sauvegarder le fichier sous un nouveau nom (p. ex. fsa-18 point 3.1 v1).

Pour télécharger votre nouvelle version du texte, cliquez sur le bouton Add New version of this text (Ajouter une nouvelle version de ce texte) pour lancer le processus de soumission du document.

Joignez votre texte provisoire au format Word.

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Assignez le numéro de version qui convient. Par exemple, ce sera « Version 1 » s'il s'agit de la première version.

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Sélectionnez le statut du texte selon que celui-ci est toujours en cours de rédaction ou prêt à être approuvé par le responsable ou le président.

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Le niveau de visibilité par défaut a été sélectionné. Ainsi, tous les utilisateurs ont accès au texte. Si vous souhaitez modifier cette option, il suffit de cliquer sur Limit Access (Limiter l'accès) et de cocher Limited. Avec cette option, seuls les rapporteurs, les présidents et les responsables ont accès au texte.

Il vous est également possible de limiter la période de révision de telle sorte que le rapporteur ait suffisamment de temps pour incorporer les commentaires. C'est vous qui fixez le délai qui vous convient. Ce délai n'est pas définitif et il sera encore possible de faire des commentaires après la date limite.

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À noter : Si du texte existe déjà pour un point d'ordre du jour, une notification apparaît en haut de l'écran.

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Vous serez redirigé vers le point d'ordre du jour ou vous pourrez choisir Add a new version of this text (Ajouter une nouvelle version de ce texte). C'est par cette option que vous devez soumettre les nouvelles versions de votre texte, sauf si vous souhaitez contribuer au point d'ordre du jour, par des tableaux ou des figures, par exemple.

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