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Création de texte de rapport (rapporteurs uniquement)

Durée : 3:08

Les rapporteurs sont chargés de rédiger et de télécharger vers le serveur le texte du rapport se rapportant aux points d'ordre du jour qui leur sont attribués. Les rapporteurs et les responsables sont les seuls à être autorisés à le faire. Vous pouvez voir le nom des rapporteurs en consultant l'ordre du jour de la réunion.

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Les instructions pour faire des commentaires sur le texte ou soumettre une contribution spéciale figurent sous la rubrique pertinente d'aide en ligne.

Pour placer du texte de rapport, naviguez jusqu'à la réunion qui vous intéresse, sélectionnez l'onglet « Report Text » (texte de rapport) et cliquez sur le point d'ordre du jour souhaité.

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Si du texte sur ce point à l'ordre du jour existe déjà, il figurera sur la liste du tableau, avec son numéro de version, son statut, un lien permettant de le télécharger et l'heure à laquelle il a été posté.

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Cliquez sur le lien « Add report text » (ajouter texte de rapport) pour lancer le processus de soumission de votre document.

Joignez votre texte provisoire de rapport au format Word. Nommez le fichier en fonction du nom de la réunion, du point d'ordre du jour et de la version (fsa point 3.1 v1, p. ex.).

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Assignez le numéro de version qui convient. Par exemple, « Version 1 » s'il s'agit de votre projet de texte initial du rapport.

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Vous pouvez désigner un réviseur pour votre projet de texte de rapport, ce qui limitera la visibilité du texte aux rapporteurs, au réviseur et au responsable. Comme les groupes de travail ne font pas réviser leur texte, il n'est pas nécessaire d'attribuer ce rôle.

Il est possible de limiter la période de révision de telle sorte que le rapporteur aura suffisamment de temps pour incorporer les commentaires. C'est vous qui fixez le délai qui vous convient. Ce délai n'est pas définitif et il sera encore possible de faire des commentaires après la date limite.

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Sélectionnez le statut du texte selon que celui-ci est toujours en cours de rédaction ou prêt pour l'approbation du président/responsable.

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Enfin, choisissez le niveau de visibilité voulu. Une visibilité limitée (Limited) ne permet qu'aux rapporteurs, réviseurs ou responsables de voir cette version de texte de rapport. Pour les groupes de travail, il est recommandé de laisser le réglage par défaut « All » (tous).

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Vous pouvez ignorer les options concernant la traduction et cliquer sur « Save » (sauvegarder) pour soumettre votre texte de rapport.

À noter : Si du texte existe déjà pour un point d'ordre du jour, une notification apparaît en haut de l'écran.

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En sélectionnant « create a new version of the existing report text » (créer une nouvelle version du texte de rapport existant) vous serez dirigé vers un nouveau formulaire où vous pouvez soumettre votre dernier document. C'est ici que vous devez soumettre les nouvelles versions de votre texte de rapport, à moins que vous ne fournissiez une nouvelle contribution au point d'ordre du jour, telle que des tableaux ou des figures.

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