En septembre chaque année, le secrétariat de la CCAMLR fait le bilan de l'activité des e-groupes et avise les Membres avant les réunions de la Commission et du Comité scientifique des e-groupes qui n'ont pas eu de nouvelles activités (aucune activité depuis la clôture de la dernière réunion de la CCAMLR, au 1^er novembre de l'année précédente) ou qui ont été fermés.

Les Membres et/ou la Commission/le Comité scientifique doivent indiquer si l'un des e-groupes signalés doit rester actif, sinon tout e-groupe qui n'aura pas fait l'objet de nouveaux thèmes ou commentaires pendant un an ou plus sera archivé. Les e-groupes pourront faire l'objet d'une recherche, mais ils ne seront plus visibles et il ne sera plus possible de les modifier. Ils pourront être réactivés sur demande à tout moment.

Les Membres et/ou la Commission/le Comité scientifique doivent également indiquer si, parmi les groupes restants, certains devraient être archivés immédiatement. La Commission ou le Comité scientifique peuvent toujours proposer de nouveaux e-groupes à tout moment.