Ce guide a pour but d'aider les responsables de la diffusion de documents dans le processus de gestion des demandes auprès de leur délégation.

Seuls les utilisateurs authentifiés qui possèdent un compte actif ont accès aux documents soumis lors des réunions de la CCAMLR. Cependant, une liste de documents soumis lors de chaque réunion ainsi que leur résumé (le cas échéant), sera accessible à tous une fois les réunions annuelles de la Commission terminées.Les personnes ne possédant pas de compte utilisateur actif qui souhaitent lire les documents entiers devront soumettre une demande.

Afin de lutter contre les spams, il est demandé à l'utilisateur de confirmer son adresse e-mail. Tant qu'il n'aura pas cliqué sur le lien, il ne pourra pas passer à l'étape suivante de la demande.

Une fois l'adresse e-mail confirmée, la demande est envoyée au responsable de la diffusion des documents de la délégation à laquelle appartient l'auteur. S'il y a plusieurs auteurs, la demande est envoyée au responsable de la diffusion des documents pour la délégation qui était désigné comme tel au moment de la soumission du document.

L'e-mail de demande indique l'identité du demandeur, son adresse e-mail, son affiliation et la raison de sa demande. Deux options s'offrent alors à vous :

• le premier lien vous permet de voir toutes les demandes en attente pour votre délégation, ce qui est utile si vous en avez reçu plusieurs en même temps (voir la section Approuver/Refuser plusieurs documents à la fois plus bas).
• le deuxième lien vous permet de voir la demande faite pour un document spécifique et d'en approuver ou d'en refuser l'accès.

Vous pouvez visualiser le document demandé en cliquant sur son titre. Veuillez changer le statut de la demande en « Demande approuvée » ou « Demande refusée » selon le cas. Vous pouvez ajouter un commentaire afin de fournir plus d'informations au demandeur. Cliquez sur « Soumettre » pour compléter la demande.

En cas d'approbation, le demandeur recevra un e-mail contenant un lien sécurisé pour télécharger la version PDF du document. Le lien de téléchargement est valide pendant sept jours.

Vous avez quatre semaines pour traiter une demande avant qu'elle ne disparaisse de la liste des « Demandes en attente d'approbation » sur le site de la CCAMLR. Toutefois, vous pouvez toujours accéder à une demande spécifique en cliquant sur le lien figurant dans l'e-mail d'origine.

Si vous n'avez pas traité une demande dans un délai de sept jours, le demandeur recevra une notification le prévenant que sa demande a expiré.

Approbation/Refus de plusieurs documents à la fois

En cliquant sur le premier lien dans l'e-mail, qui vous permet de visualiser toutes les demandes en attente pour votre délégation, vous accédez à cet écran.

Une liste de toutes les demandes en attente d'approbation apparaît et vous pouvez cocher ou décocher la case se trouvant à côté de chaque demande que vous souhaitez traiter (vous pouvez également cocher ou décocher toutes les cases d'un coup). Une fois que vous avez coché toutes les cases appropriées, faites défiler l'écran jusqu'en haut et choisissez depuis le menu déroulant si vous souhaitez approuver ou refuser les demandes sélectionnées. Cliquez ensuite sur « Appliquer aux éléments sélectionnés » pour soumettre votre décision.

En cas de problèmes, veuillez contacter le secrétariat.