Существует онлайновая функция представления документов для каждого совещания. Начиная с мая 2015 г. это – требуемый метод представления документов совещания.

Документы могут представляться любым зарегистрированным пользователем. Уведомление будет направляться соответствующему главному контактному лицу в Комиссии (представителю в Комиссии), представителю в Научном комитете или другому утверждающему документы лицу в зависимости от конкретного совещания. Они должны утвердить представленный документ, прежде чем он будет помещен на веб-сайте АНТКОМ.

Подготовка вашего документа для представления

Старую форму представления документов (для всех рабочих групп) в формате MS Word больше не следует использовать. Титульный лист генерируется автоматически на основе информации, вводимой вами в следующих полях: «Заголовок», «Автор(ы)» и «Язык».

Не требуется представления отдельного титульного листа для вашего документа.

Указанная на титульном листе дата – это дата представления вами документа.

На веб-странице документа будут указаны дополнительные метаданные: «Автор(ы)», «Кем представлено», «Кем утверждено», «Публикации» и «Резюме». Заполните соответствующие поля.

Название документа и автор: Поместите эту информацию на первой странице вашего документа. Это поможет нам отнести автоматически генерируемый титульный лист к соответствующему документу.

Резюме: Вставив резюме в данное поле в процессе представления, вы сделаете его общедоступным на веб-странице документа по окончании совещания. Оно будет видным в файле PDF, который можно скачать/распечатать, только если оно было включено в представленный документ.

Представление документа

1. Откройте страницу нужного совещания на веб-сайте АНТКОМ. Совещания перечисляются в меню слева на странице Совещания.

Доступ к информации о недавних и предстоящих совещаниях представлен через сноску в нижнем колонтитуле главного веб-сайта АНТКОМ.

2. На странице соответствующего совещания щелкните на кнопку «Представить» рядом с заголовком «Срок подачи документов». Совещание автоматически определяет тип документа (документ рабочей группы, рабочий документ, вспомогательный документ).

3. Введите название документа, автора(ов), информацию о публикации (принят ли для публикации где-либо еще) в соответствующие поля, следуя форматам, указанным под каждым полем.

Требуемый авторский формат для документов Комиссии и Научного комитета – «Делегация...»; для документов рабочих групп введите инициалы и фамилию и автора, например, И.В. Сидоров.

Примечание: Старую форму представления документов (для всех рабочих групп) в формате MS Word больше не следует использовать.

4. Тип документа выбирается автоматически в зависимости от того, на какое совещание вы представляете документ. Если вы обнаружили, что неправильно отмечен тип документа, вернитесь к веб-странице соответствующего совещания и щелкните кнопку «Представить», соответствующую типу представляемого документа.

5. Выберите из выпадающего списка пункт повестки дня, к которому документ относится. Если документ относится более чем к одному пункту повестки дня, щелкните кнопку «Добавить еще» и выберите еще один пункт из выпадающего меню. На данном этапе вы можете также представить ваш документ на другое совещание.

Если вы представляете данный документ на несколько совещаний, то первый выбранный вами пункт повестки дня определяет «основное» совещание. Например, если вы представляете вспомогательный документ Научного комитета (BG), который будет также представлен и на совещании Комиссии, необходимо сначала выбрать пункт повестки дня Научного комитета, несмотря на то, что пункты повестки дня Комиссии стоят выше в списке. Этот порядок определит номер документа, который Секретариат присвоит вашему документу.

6. Скопируйте и вставьте ваше резюме в поле «Резюме», обязательно используя только обычный текст (чтобы избежать проблем с форматированием в html). Для этого скопируйте текст из Word в блокнот, а затем в поле «Резюме».

 

7. Найдите файлы документов и загрузите их в полях «Файл PDF» и «Рабочие файл(ы)». Файлы можно представить в формате PDF, Excel и Word. Минимальные требования следующие:

• Документы рабочих групп – представляются как разблокированные PDF-файлы; представлять документы в формате Word не требуется, но рекомендуется это делать для архивирования.
• Вспомогательные документы – представляются как разблокированные PDF-файлы; представлять документы в формате Word не требуется, но рекомендуется это делать для архивирования.
• Рабочие документы – представляются как разблокированные PDF-файлы и в формате Word (для перевода на другие языки).
• Изменения к любым документам – представляются как разблокированные PDF-файлы и в формате Word с указанием исправлений (дополнительные инструкции см. статью технической поддержки представления пересмотренных документов).

Примечание: в каждом поле будут приниматься только файлы указанного типа.

8. Если ваш документ рассматривается на предмет публикации в CCAMLR Science, отметьте галочкой соответствующую клетку в нижней части страницы.

9. В некоторых случаях документам присваиваются номера до их представления. Если это случилось с вашим документом, введите соответствующий номер в поле «Дополнительная информация для Секретариата».

10. Вам будет предложено выбрать делегацию, которая будет отвечать за утверждение выдачи этого документа, если поступит запрос со стороны. По умолчанию в поле указывается Делегация пользователя, представившего документ. Если требуется, вы можете изменить это поле. Если вы представляете рабочий или вспомогательный документ для совещаний Комиссии или Научного комитета, вы также можете отметить, что заранее согласны с выдачей документа по запросу.

11. Щелкните кнопку «Сохранить». Если вами не была введена какая-либо требуемая информация, вам будет предложено ввести ее и снова сохранить форму.

При успешном представлении на странице соответствующего совещания под закладкой «Документы совещания» появится следующее сообщение:

Ваш представитель в Научном комитете или Комиссии или другое утверждающее документы лицо получит автоматическое уведомление по э-почте о представлении вами документа.

В данном уведомлении приведется ссылка на представленный документ и функция утверждения или удаления документа.

Секретариат обработает документ и сделает его доступным для других делегаций, после того, как документ был утвержден.

Если же вы наделены ролью лица, утверждающего документы, и отправляете документ самостоятельно, вы можете сразу же сохранить его как «Сторона утвердила, ожидается рассмотрение Секретариатом». После этого Секретариат приступит к обработке вашего документа.

Примечание: Члены вашей делегации могут просмотреть ваш документ. Члены других делегаций не смогут его просмотреть до тех пор, пока он не будет обработан Секретариатом.

Если необходимо пересмотреть уже представленную работу, следуйте следующим инструкциям.

Просьба обращаться в Секретариат, если у вас возникли другие вопросы в отношении представления документов совещания.