Служба поддержки

Как представить документ совещания

Существует онлайновая функция представления документов для каждого совещания. Начиная с мая 2015 г. это – требуемый метод представления документов совещания.

Документы могут представляться любым зарегистрированным пользователем. Уведомление будет направляться соответствующему главному контактному лицу в Комиссии (представителю в Комиссии), представителю в Научном комитете или другому утверждающему документы лицу в зависимости от конкретного совещания. Они должны утвердить представленный документ, прежде чем он будет помещен на веб-сайте АНТКОМ.

Подготовка вашего документа для представления

Видеоролик, объясняющий процедуру подготовки документов для представления, находится здесь.

Старую форму представления документов (для всех рабочих групп) в формате MS Word, больше не следует использовать. Титульный лист генерируется автоматически на основе информации, вводимой вами в следующих полях: "Title" (Название документа), "Author(s)" (Автор(ы)) и "Language" (Язык).

Не требуется представления отдельного титульного листа для вашего документа.

Указанная на титульном листе дата – это дата представления вами документа.

На веб-странице документа будут указаны дополнительные метаданные: "Author(s)" (Автор(ы)), "Submitted by" (Кем представлено), "Approved by" (Кем утверждено), "Publication details" (Информация о публикации), "Abstract" (Резюме). Заполните соответствующие поля.

Название документа и автор: Поместите эту информацию на первой странице вашего документа. Это поможет нам отнести автоматически генерируемый титульный лист к соответствующему документу.

Резюме: Вставив резюме в данное поле в процессе представления, вы сделаете его общедоступным на веб-странице документа по окончании совещания. Оно будет видным в файле PDF, который можно скачать/распечатать, только если оно было включено в представленный документ.

Представление вашего документа

Видеоролик, объясняющий процедуру представления документов, находится здесь.

1. Откройте страницу нужного вам совещания на веб-сайте АНТКОМ. Совещания перечисляются в меню слева на странице Совещания.

Доступ к информации о недавних и предстоящих совещаниях можно получить через сноску на каждой странице веб-сайта АНТКОМ.

2. На странице соответствующего совещания щелкните на ссылку "Submit Now" (Представить сейчас) рядом с "Submissions Due" (Дата представления) соответствующего документа. Это автоматически определяет тип документа (документ рабочей группы, рабочий документ, вспомогательный документ).

3. Введите название документа, автора(ов), информацию о публикации (принят ли для публикации где-либо еще) в соответствующие поля, следуя форматам, указанным под каждым полем.

Требуемый авторский формат для документов Комиссии и Научного комитета – "Делегация (страны/организации)"; для документов рабочих групп введите инициалы и фамилию и автора, например, И.В. Сидоров.

Примечание: Старую форму представления документов (для всех рабочих групп) в формате MS Word, больше не следует использовать.

4. Тип документа выбирается автоматически в зависимости от того, на какое совещание вы представляете документ. Если вы обнаружили, что неправильно отмечен тип документа, вернитесь к веб-странице соответствующего совещания и щелкните ссылку "Submit now" (Представить сейчас), соответствующую типу вашего документа.

5. Выберите из выпадающего списка пункт повестки дня, к которому документ относится. Если документ относится более чем к одному пункту повестки дня, щелкните кнопку "Add another item" (Добавить еще) и опять выберите пункт из выпадающего меню. На данном этапе вы можете также представить ваш документ на другое совещание.

Если вы представляете данный документ на несколько совещаний, то первый выбранный вами пункт повестки дня определяет "основное" совещание. Например, если вы представляете вспомогательный документ Научного комитета (BG), который будет представлен и на совещании Комиссии, необходимо сначала выбрать пункт повестки дня Научного комитета, несмотря на то, что пункты повестки дня Комиссии стоят выше в списке. Этот порядок определит номер документа, который Секретариат присвоит вашему документу.

6. Скопируйте и вставьте ваше резюме в поле "Abstract" с использованием только неформатированного текста (чтобы избежать проблем с форматированием в html). Это можно сделать, скопировав текст из Word, вставив его в Блокнот и затем – в поле "Abstract".

 

7. Найдите ваши файлы документов и загрузите их в полях "PDF File" и "Microsoft Word File". Файлы можно представить в формате как PDF, так и Word. Минимальные требования следующие:

  • Документы рабочих групп – представляются как незаблокированные PDF-файлы; представлять документы в формате Word не требуется, но рекомендуется это делать для архивирования.
  • Вспомогательные документы – представляются как незаблокированные PDF-файлы; представлять документы в формате Word не требуется, но рекомендуется это делать для архивирования.
  • Рабочие документы – представляются как незаблокированные PDF-файлы и в формате Word (для перевода на другие языки).
  • Изменения к любым документам – представляются как незаблокированные PDF-файлы и в формате Word с указанием исправлений (дополнительные инструкции см. #9.).

Примечание: в каждом поле будут приниматься только файлы указанного типа.

8. Если ваш документ рассматривается на предмет публикации в CCAMLR Science, отметьте галочкой соответствующую клетку в нижней части страницы.

9. Если вы хотите отредактировать какой-либо документ (документы рабочих групп, вспомогательные и рабочие документы), необходимо представить его в виде нового документа в форматах Word и PDF (с указанием исправлений в обоих файлах). Используйте поле "Additional Information" (Дополнительная информация), чтобы обратить внимание Секретариата на новые версии документа. Укажите присвоенный Секретариатом номер существующего документа, напр., "Пересмотренный вариант документа WG-EMM-16/07".

Используйте следующие опции маркировки исправлений: вставки показываются синим подчеркнутым текстом, а удаления – красным перечеркнутым текстом.

Видеоролик, объясняющий процедуру редактирования документов, находится здесь.

10. В некоторых случаях документам присваиваются номера до их представления. Если это случилось с вашим документом, введите соответствующий номер в поле "Additional Information for the Secretariat" (Дополнительная информация для Секретариата).

11. Щелкните кнопку "Сохранить". Если вами не была введена какая-либо требуемая информация, вам будет предложено ввести ее и снова сохранить форму.

При успешном представлении на странице соответствующего совещания под закладкой "Документы совещания" появится следующее сообщение:

Ваш представитель в Научном комитете или Комиссии или другое утверждающее документы лицо получит автоматическое e-mail уведомление о представлении вами документа.

В e-mail уведомлении приводится ссылка на представленный документ и функция утверждения или удаления документа.

Секретариат обработает документ и сделает его доступным для других делегаций, после того, как документ был утвержден. Видеоролик, объясняющий процедуру получения доступа к документам и их загрузки, находится здесь.

Примечание: Члены вашей делегации могут просмотреть ваш документ. Члены других делегаций не смогут его просмотреть до тех пор, пока он не будет обработан Секретариатом.

Просьба обращаться в Секретариат, если у вас возникли другие вопросы в отношении представления документов совещания.

Была ли эта статья полезной?
Пользователи, считающие этот материал полезным: 1 из 1
Еще есть вопросы? Отправить запрос

0 Комментарии

Войдите в службу, чтобы оставить комментарий.
На базе технологии Zendesk