Данная тема, поэтапно описывающая процесс управления запросами на выдачу документов, предназначена для сотрудников, руководящих процессом выдачи документов своей делегации.

Только авторизированные пользователи с активной учетной записью АНТКОМ могут просматривать документы, представленные на совещания АНТКОМ. Однако по завершении совещания Комиссии того же года любой желающий может просмотреть перечень документов, представленных на каждое совещание, и прочитать резюме документов (если имеется). Желающим ознакомиться с полным текстом документа и при этом не имеющим активной учетной записи пользователя необходимо сделать запрос.

Для предотвращения спама запрашивающему будет отправлена ссылка с просьбой подтвердить адрес э-почты. Если эта ссылка подтверждения не задействована, то запрос не перейдет на следующий этап.

Как только запрашивающий подтвердит адрес э-почты, запрос отправляется сотруднику, отвечающему за выдачу документов делегации – автора документов. При наличии нескольких авторов, запрос будет отправлен отвечающему за выдачу документов сотруднику делегации, несущей ответственность за выдачу документов на момент подачи запроса.

В запросе, отправленном по э-почте, будут указаны имя и фамилия запрашивающего, адрес э-почты, место работы и причина, по которой запрашивается документ. Есть два варианта для продвижения запроса на следующий этап:

• первая ссылка дает возможность просмотреть все запросы, находящиеся в стадии ожидания, что удобно при получении сразу нескольких запросов (см. раздел Массовое утверждение/Отказ далее)
• с помощью второй ссылки можно открыть определенный запрос, в котором можно утвердить или отказать в доступе к документу.

Можно просмотреть запрашиваемый документ, нажав на название документа. Измените статус запроса в зависимости от ситуации: «Утвердить запрос» или «Отклонить запрос». Можно предоставить дополнительную информацию для запрашивающего, написав комментарий. Нажмите «Отправить», чтобы завершить обработку запроса.

В случае утверждения запроса, запрашивающий получит защищенную ссылку для загрузки PDF-файла документа по э-почте. Срок действия ссылки для загрузки истечет через семь дней.

На обработку запросов вам отводится четыре недели, после чего они перестанут отображаться в перечне «Ожидающих рассмотрения запросов» на сайте АНТКОМ. Однако, вы всегда можете получить доступ к конкретному запросу, нажав на ссылку, полученную в исходном электронном письме.

Если не ответить на запрос в течение семи дней с момента его подачи, запрашивающий получит уведомление по э-почте о том, что срок обработки запроса истек.

Массовое утверждение/Отказ

При нажатии на первую ссылку в письме с запросом, чтобы просмотреть все ожидающие рассмотрения вашей делегацией запросы, на экране отобразится следующее.

На экране появится перечень всех ожидающих рассмотрения запросов и возле каждого запроса, который вы желаете обработать, поставьте галочку (можно также отметить все запросы, либо оставить все запросы неотмеченными). После завершения выбора запросов прокрутите страницу в верхнюю часть экрана и в выпадающем списке выберите «Утвердить» или «Отклонить» выбранные запросы. Нажмите «Применить к выбранному», чтобы отправить письмо с вашим решением.

При наличии каких-либо проблем с запросами на выдачу документов, свяжитесь с Секретариатом.